Para muitas pessoas, o certificado digital pode parecer mais complexo do que realmente é. Como contador, você já conhece bem o valor e a facilidade que ele agrega ao dia a dia, mas o seu cliente nem sempre entende isso de imediato. Por isso, ajudar seus clientes a entender de forma clara e objetiva sobre o seu processo pode fazer toda a diferença. Aqui estão algumas dicas práticas para guiar seus clientes na obtenção do certificado digital!
1. Comece explicando o que é e por que é importante
Às vezes, o cliente vê o certificado digital apenas como uma exigência burocrática, sem entender como ele realmente ajuda na rotina do negócio. Antes de iniciar o processo, explique de forma simples e direta os benefícios do certificado digital, como ele facilita o envio de declarações, a assinatura de contratos e o acesso a serviços governamentais. Quando o cliente vê o valor, cada etapa passa a fazer mais sentido.
2. Facilite a organização dos documentos necessários
Muitas vezes, reunir toda a documentação correta pode ser uma etapa mais demorada. Para ajudar o cliente a não se perder, forneça uma lista clara dos documentos necessários e oriente sobre o que ele precisa ter em mãos.
Você pode enviar um checklist de documentos que o cliente pode marcar à medida que os organiza. Isso ajuda na organização e ainda evita que ele se depare com intercorrências na hora do atendimento.
3. Incentive o agendamento antecipado
Os horários para emissão do certificado digital podem ser disputados em algumas épocas do ano, então, sugerir que o cliente agende com uma breve antecedência pode evitar filas e frustrações.
Se possível, oriente-o sobre como realizar o agendamento online ou, caso ele tenha dificuldades, ofereça-se para ajudar nessa etapa. Esse suporte faz o processo fluir mais rápido.
4. Prepare o cliente para a validação (presencial ou online)
A etapa de validação é onde muitos clientes podem ficar inseguros. Seja em um ponto de atendimento físico ou por videoconferência, oriente-o sobre o que esperar e o que levar, como os documentos originais e detalhes do ambiente para o caso de videoconferência.
Enviar um lembrete com as informações essenciais – como documentos e horário – pode ajudar a evitar imprevistos e aumentar a confiança do cliente em seus serviços.
5. Esteja disponível para perguntas e apoio
Durante o processo, é comum surgirem dúvidas. Estar disponível para responder às perguntas já é um fator diferencial, e evita que o cliente busque informações em fontes duvidosas.
Deixe um canal aberto para que o cliente possa falar com você caso enfrente alguma dificuldade ou tenha dúvidas sobre o processo. Mostre que ele pode contar com você sempre que precisar de apoio.
6. Explique a importância de armazenar e renovar o certificado
O certificado digital tem validade, e muitos clientes podem se esquecer disso. Desde o início, ajude seu cliente a entender a importância de cuidar bem do certificado e de se atentar ao prazo de renovação.
Agendar um lembrete para a data de renovação ou avisá-lo com antecedência pode evitar que ele se preocupe com isso mais adiante.
Simplificar o processo de certificação digital para seus clientes agrega muito valor ao seu serviço e reforça o papel do contador como um consultor de confiança. Com essas dicas, você transforma o certificado digital em algo simples e acessível, mostrando ao cliente que ele pode contar com sua orientação a cada etapa.
